Geen assessment zonder intake gesprek

‘’Ik had echt het idee dat de onderzoeker en mijn leidinggevende samen onder één hoedje speelden, dat voelde niet fijn. Na het intakegesprek zat ik nog met allerlei vragen en stond ik vooral op scherp. Is dat normaal? Had dat niet anders gekund?’’

De intake is een zeer belangrijk onderdeel van een assessment. De intake zorgt ervoor dat de verdere procesgang naar behoren loopt en dat de -mogelijk uiteenlopende- verwachtingen van alle belanghebbenden vooraf duidelijk zijn en op elkaar afgestemd raken. Maar welke vragen stel je dan tijdens een intake? Welke onderwerpen komen zeker aan de orde? In dit artikel wordt een aantal suggesties gedaan vanuit onze eigen beroepspraktijk over de manier waarop een intakegesprek vormgegeven zou kunnen worden. Uit de bovenstaande tekst kun je in ieder geval opmaken dat wij zeer aanraden om een intakegesprek te voeren voorafgaande aan het assessment.

Verschillende belanghebbenden, rollen, verwachtingen en doelen

Allereerst is het goed om er als assessor oog voor te hebben dat er meestal veel verschillende belanghebbenden zijn bij de afname van een assessment. Zo is er natuurlijk de deelnemer aan het assessment zelf, de leidinggevende van de deelnemer en veelal is er nog een derde persoon bij betrokken die als opdrachtgever fungeert – bijvoorbeeld iemand van de personeelsafdeling. Het komt uiteraard ook regelmatig voor dat de leidinggevende zelf de opdrachtgever is. Verder ben je als afnemer van het assessment natuurlijk ook betrokken bij het proces. Wellicht ben je zelfs ook de opdrachtgever en de leidinggevende van deze specifieke afname. Er zijn dus in ieder geval twee personen nauw betrokken bij de afname van het assessment, maar mogelijk zelfs vier.

Wij raden aan om direct alle betrokken partijen zoveel mogelijk bij elkaar te halen voor de intake. Dit voorkomt dat er ruis ontstaat op de lijn wat betreft de doelen en achtergronden van het assessment en dat je als spreekbuis gaat fungeren als assessor. Wij raden wij dus aan om de deelnemer, leidinggevende en opdrachtgever gezamenlijk uit te nodigen voor een intakegesprek.

Het bespreken van de verschillende rollen is een handige zet in zo'n intakegesprek. Je kunt daarin bijvoorbeeld je eigen rol uiteenzetten. Welke verschillende petten heb je op bij de afname van dit assessment? Het is bijvoorbeeld goed om te vermelden dat een assessor niet hetzelfde is als een vertrouwenspersoon is. Het komt namelijk nogal eens voor dat één van de andere partijen je in vertrouwen extra informatie geeft op basis waarvan je oordeel of advies zal veranderen. Het is uiteraard onhandig als deze informatie waar je oordeel of advies op is gebaseerd niet genoemd mag worden in de rapportage. Kader daarom goed in wanneer het onderzoek en het verzamelen van informatie is begonnen.

Het is helemaal niet vanzelfsprekend dat alle deelnemende partijen allemaal dezelfde reden hebben voor het assessment, hetzelfde doel of dezelfde verwachtingen. Het is zelfs vooraf helemaal niet zeker dat alle partijen het sowieso wel een goed idee vinden om een assessment in gang te zetten. De intake is een belangrijk middel om hier duidelijkheid in te krijgen als assessor. Aangezien assessments soms een beladen onderwerp zijn, worden daarom ook stevige procesbegeleidingsvaardigheden en politieke sensoren van een assessor verwacht. Let ook non-verbaal op of je het gevoel hebt dat iedereen alle informatie en meningen op tafel legt. Wat doe je ermee als je vindt dat dit niet het geval is? Een deelnemer die zich vooraf niet committeert aan het doel van het assessment, zal zich in de regel ook niet committeren aan de uitkomsten daarvan of de adviezen die op basis van zo'n assessment worden gegeven.

Verder is het goed in de intake vast te stellen of er van jou als assessor ook een advies verwacht wordt op basis van de waarnemingen die je hebt gedaan. Wordt per bekwaamheid/competentie een uitslag verwacht en/of een samenvattend advies? Bijvoorbeeld om iemand wel of niet aan te nemen, of wel of niet naar een hogere schaal te promoveren. Niets mis mee uiteraard om een advies te geven, maar alleen wanneer dat ook de wens was. Wij adviseren om tijdens de intake deze vraag te stellen en wanneer het antwoord van de opdrachtgever 'nee' is om je dan ook niet achteraf in de wandelgangen alsnog te laten verleiden tot een samenvattende uitspraak of advies die niet in de rapportage vermeld staat.

Suggesties voor intakegesprek

Suggesties voor vragen om te stellen en onderwerpen om te bespreken tijdens de intake tref je hieronder aan:

• Wat is het doel van het assessment?
• Wat is het tijdspad?
• Naar wie gaat de uiteindelijke rapportage?
• Krijgt de deelnemer het verslag eerst te lezen alvorens dat naar de opdrachtgever gaat.
• Heeft de deelnemer de mogelijkheid het verslag nog aan te laten passen?
• Heeft de deelnemer de mogelijkheid om nog opmerkingen te laten plaatsen in dat verslag.
• Dient de deelnemer na lezing van het verslag nog expliciet toestemming te geven voor verzending aan de opdrachtgever? Wat gebeurt er als deze toestemming niet gegeven wordt?
• Wat gaat er vervolgens met de uitkomsten gebeuren?
• Staat de deelnemer achter deze keuzes en de reden om een assessment af te nemen?
• Is er eerder een assessment afgenomen bij deze deelnemer of in dezelfde situatie? Zo ja, hoe is dat verlopen?
• Zijn er andere interventies gedaan om tot hetzelfde resultaat te komen?
• Wat zijn de normen waar aan voldaan moet worden? Waar komen die vandaan? Is men het daarover eens?
• Wat zijn de verwachtingen met betrekking tot de uitkomsten en resultaten?
• Is iedereen goed op de hoogte van de verschillende onderdelen uit het assessment?
• Welke onderdelen hebben meer belang dan anderen? Sluit dit aan bij de vraagstelling?
• Wat gebeurt er als het resultaat tegenvalt?
• Wat gebeurt er als het resultaat bijzonder goed is of enorm meevalt?
• Is er het wederzijds vertrouwen dat hier integer mee omgegaan wordt?
• Zijn de kwaliteiten en de randvoorwaarden aanwezig om een goede opvolging aan het assessment te kunnen geven?
• Wanneer moet de rapportage er liggen?
• Heeft het afnemen haast? Zo ja waarom?
• Is het belangrijk de afname gewoon op de eigen werkplek te doen, of zijn er goede redenen om dat juist niet te doen?
• Vindt er een nabespreking plaats? Met wie, wanneer?
• Zijn er redenen om aan te nemen dat de afname niet representatief zal zijn voor het normale doen van de deelnemer?
• Wat is de houding van de deelnemer ten opzichte van het assessment en zijn er onderdelen waar bijzonder tegenop wordt gekeken?

Tenslotte is een intake niet alleen bedoeld om informatie te halen. Het is ook een mooie kans om goed duidelijk te maken hoe de afname verloopt, aan welke specificaties de rapportage voldoet, welke termijnen er zijn, wat de onderbouwing is, uit welke onderdelen het assessment bestaat, om kennis te maken met de assessor, enzovoort. Wanneer je meerdere afnames in één organisatie gaat doen, dan zou ervoor kunnen kiezen dit informerende deel groepsgewijs te doen. Dat bespaart tijd en bovendien begrijpt dan iedereen direct dat voor iedereen hetzelfde geldt.