Vragen bij intake van een assessment

De intake is een zeer belangrijk onderdeel van een assessment. De intake zorgt er voor dat de verdere procesgang naar behoren loopt en dat de -veelal uiteenlopende- verwachtingen van alle belanghebbenden vooraf duidelijk zijn en op elkaar afgestemd raken. Maar welke vragen stel je dan?

Allereerst is het goed om er als assessor oog voor te hebben dat er meestal veel verschillende belanghebbenden zijn bij de afname van een assessment. Zo is er natuurlijk de deelnemer aan het assessment zelf, vervolgens de leidinggevende van de deelnemer en veelal is er nog een derde persoon bij betrokken die als opdrachtgever fungeert – bijvoorbeeld iemand van de personeelsafdeling. Het komt uiteraard ook regelmatig voor dat de leidinggevende zelf de opdrachtgever is.

Het is helemaal niet vanzelfsprekend dat deze drie partijen allemaal dezelfde reden hebben voor het assessment, of dezelfde verwachtingen. Het is zelfs vooraf helemaal niet zeker dat alle partijen het sowieso wel een goed idee vinden om een assessment in gang te zetten. De intake is een belangrijk middel om hier duidelijkheid in te krijgen als assessor. Aangezien assessments soms een beladen onderwerp zijn, worden daarom ook stevige procesbegeleidingsvaardigheden en politieke sensoren van een assessor verwacht.

Om begripsverwarring te voorkomen: als het hier in dit artikel over een intake gaat, dan ga ik er vanuit dat de opdracht voor het assessment al gegeven is. Het gaat er hier dus niet om het product 'assessment' te verkopen, maar echt om de inhoud, het resultaat en het proces. Daarom kunnen die twee stappen (intake en acquisitie) ook het beste gescheiden worden, dat geeft een beter resultaat.

De eerste belangrijke keuze: ‘Met wie doe ik de intake?’

Mijn voorstel is om als assessor met alle drie de belanghebbenden: opdrachtgever, leidinggevende en deelnemer gelijktijdig een intake gesprek te voeren. Dit voorkomt dat de assessor als spreekbuis gaat dienen tussen partijen onderling. Tevens leert de ervaring dat men zo nu en dan individueel tegen een assessor andere (soms stevigere) dingen zegt dan in de aanwezigheid van de andere belanghebbenden. Dat klinkt goed, maar in de praktijk kun je daar weinig mee als assessor.

Wanneer je individueel met een opdrachtgever spreekt en vervolgens met een deelnemer, dan overkomt het je als assessor nogal eens dat je het gevormde beeld van de deelnemer moet bijstellen. Bijvoorbeeld omdat het door de deelnemer verwachtte ontwikkelassessment door de opdrachtgever met jou als assessor toch echt is afgesproken ter bepaling van de geschiktheid. Sterker nog, het valt zeker niet uit te sluiten dat de deelnemer vervolgens op hoge poten naar de opdrachtgever gaat met deze nieuwe informatie en deze opdrachtgever -geconfronteerd met de emoties van de persoon in kwestie- de onderzoeksvraag alsnog bijstelt tot een ontwikkelvraagstuk en het misverstand bij de assessor neerlegt. Vandaar dus dat ik liever naar de bedoeling van een assessment vraag waar iedereen bij is. Uiteraard gaat het in de regel vooral goed en niet verkeerd, maar het is fijn om de uitzondering te kunnen voorkomen door het proces slim te organiseren.

Om bovenstaande redenen heeft het dus mijn voorkeur om iedereen gelijktijdig te spreken en alle moeilijke vragen maar direct open op tafel te leggen. Als mensen mij achteraf dan toch nog individueel vertellen dat het eigenlijk anders was dan ze gezegd hebben, dan verwijs ik ze opnieuw terug naar het gezamenlijk overleg.

Welke vragen stel je als assessor tijdens de intake?

• Wat is het doel van het assessment?
• Naar wie gaat de uiteindelijke rapportage nadat de deelnemer daar toestemming voor heeft gegeven?
• Wat gaat er vervolgens met de uitkomsten gebeuren?
• Staat de deelnemer achter deze keuzes en de reden om een assessment af te nemen?
• Is er eerder een assessment afgenomen bij deze deelnemer of in dezelfde situatie? Zo ja, hoe is dat verlopen?
• Zijn er andere interventies gedaan om tot hetzelfde resultaat te komen?
• Wat zijn de normen waar aan voldaan moet worden? Waar komen die vandaan? Is men het daar over eens?
• Wat zijn de verwachtingen met betrekking tot de uitkomsten en resultaten?
• Is iedereen goed op de hoogte van de verschillende onderdelen uit het assessment?
• Welke onderdelen hebben meer belang dan anderen? Sluit dit aan bij de vraagstelling?
• Wat gebeurt er als het resultaat tegenvalt?
• Wat gebeurt er als het resultaat goed is?
• Is er het wederzijds vertrouwen dat hier integer mee omgegaan wordt?
• Zijn de kwaliteiten en de randvoorwaarden aanwezig om een goede opvolging aan het assessment te kunnen geven?
• Wanneer moet de rapportage er liggen?
• Begrijpt iedereen dat de deelnemer eerst toestemming moet geven voor het openbaar maken van de resultaten aan de opdrachtgever?
• Heeft het afnemen haast? Zo ja waarom?
• Is het belangrijk de afname gewoon op de eigen werkplek te doen, of zijn er goede redenen om dat juist niet te doen?
• Vindt er een nabespreking plaats? Met wie, wanneer?
• Zijn er redenen om aan te nemen dat de afname niet representatief zal zijn voor het normale doen van de deelnemer?
• Wat is de houding van de deelnemer ten opzichte van het assessment en zijn er onderdelen waar bijzonder tegenop wordt gekeken?

Communiceren is het sleutelwoord

Het is mij zelf al met enige regelmaat overkomen dat tijdens de intake duidelijk werd dat een assessment helemaal niet de beste oplossing was voor het voorliggende vraagstuk. Bijvoorbeeld omdat drie partijen mij haarfijn begonnen uit te leggen wat het probleem in het functioneren van de betreffende medewerker was en het daar niet alleen volkomen over eens waren, maar desgevraagd ook gedetailleerd konden uitleggen wat er aan te doen viel. Dan heb je dus geen assessment meer nodig eigenlijk, tenzij je per se je mening wil onderbouwen. Ik vind dat overigens niet erg, zij hebben hun centjes gewoon in een mooie opleiding gestoken en keken tevreden terug op de interventie die de intake onverwachts was geworden. Ik heb dan ook een leuke middag.

Tenslotte is een intake niet alleen bedoeld om informatie te halen. Het is ook een mooie kans om goed duidelijk te maken hoe de afname verloopt, aan welke specificaties de rapportage voldoet, welke termijnen er zijn, wat de onderbouwing is, uit welke onderdelen het assessment bestaat, om kennis te maken met de assessor, enzovoort.

De grootste valkuil doet zich eigenlijk pas voor wanneer je als assessor voor de tiende keer bij dezelfde organisatie een assessment gaat afnemen en je inmiddels een uitstekende relatie met de opdrachtgever en de leidinggevende hebt opgebouwd. Om onpartijdigheid te waarborgen is het ook dan juist van belang om het niet allemaal in vijf minuten telefonisch kort te sluiten met de opdrachtgever, maar om evengoed vooraf met alle partijen samen aan een tafel plaats te nemen en het weer van vooraf aan geheel door te nemen.